Проект видавничого дому «МЕДІА-ПРО»
Аутсорсинг для бюджетной сферы. Миф или реальность? | director.com.ua

Аутсорсинг для бюджетной сферы. Миф или реальность?

Автор статьи: 

Марина МАКАРЕНКО,
генеральный директор Intercomp Украина

Привлечение профессиональных коммерческих организаций для реализации части процессов в бюджетной сфере в последнее время активно обсуждается на всех уровнях государственного управления. Раньше речь заходила в основном о техническом обслуживании, предоставлении техники, охране и уборке, теперь же в центре внимания — обеспечение финансово-хозяйственной деятельности бюджетных организаций. Аутсорсинг последней — это передача учетно-финансовых процессов бюджетного учреждения, к которым относятся бухгалтерский и налоговый учет, а также выполнение требований бюджетного учета, на обеспечение профессиональной бухгалтерской компанией

Привлечение внешних бухгалтерских организаций

Аутсорсинг — модель управления, обозначенная новым термином, но существовавшая и ранее под названием «привлечение подрядной организации»: в 70-х годах ХХ века действовали специализированные вычислительные центры, которые обеспечивали бухгалтерские процессы, такие как: расчет заработных плат сотрудников, процессы закупок материалов и реализации товаров для государственных предприятий и учреждений. Сегодня на примере бюджетных учреждений образовательной сферы России можно подробно изучить использование государством модели аутсорсинга учетно-финансовых процессов бюджетных учреждений в действии — это реформирование финансовых отделов в учреждениях и перенос учетно-финансовых процессов в отдельные централизованные бухгалтерии. В качестве альтернативы последним активно выступают и коммерческие профессиональные организации.

Попытки привлечь участников коммерческого сектора бухгалтерских услуг на помощь государственным структурам в части реализации учетных функций были осложнены рядом факторов. Среди них — специфика бюджетного учета с точки зрения правил ведения учетных процессов и малое количество компаний, обладающих необходимым штатом специалистов; особый порядок привлечения подрядных организаций к обслуживанию государственных учреждений и финансирования услуг сторонних компаний; отсутствие понимания и доверия у руководителей бюджетных организаций к коммерческим компаниям. В настоящее время ситуация начинает меняться, и все больше бюджетных учреждений передают учетно-финансовые процессы аутсорсинг-провайдерам.

Следует отметить, что заключение договора о бухгалтерском обслуживании подразумевает передачу аутсорсинг-провайдеру функции отражения финансовых операций учреждения в бухгалтерском и налоговом учете, оформления документации и составления отчетности. Учреждение же при этом остается получателем и распорядителем бюджетных средств, так что опасения многих руководителей по поводу того, что передача учетных процессов внешним бухгалтерским компаниям ограничивает свободу распоряжения собственными средствами, без­основательны.

Практический эксперимент

Прошедший 2013 год в России был отмечен несколькими знаковыми пилотными проектами в области привлечения профессиональных коммерческих компаний для обслуживания бюджетных организаций, в том числе по обеспечению финансово-хозяйственной деятельности бюджетных учреждений. Одним из таких проектов стал пилотный проект Департамента образования города Москвы, в рамках которого ряд учреждений образовательной сферы Восточного административного округа российской столицы перешел на обслуживание профессиональной бухгалтерской компанией.

Приглашение аутсорсинг-провайдера для обслуживания бюджетных учреждений не было случайным. Низкое качество отчетных данных и несвоевременность предоставления отчетности в бюджетной сфере достигло уровней, при которых эффективное управление подведомственными учреждениями стало весьма затруднительным.

В рамках пилотного проекта на аутсорсинг было переведено 20 московских школ. Такая модель бухгалтерского обслуживания предполагает два стандартных последовательных этапа: предварительное внедрение (т. е. подключение к услугам аутсорсинг-провайдера) и регулярное обслуживание.

На этапе предварительного внедрения специалисты бухгалтерской компании для начала провели ревизию текущего состояния бухгалтерского учета и сданной отчетности, проверили наличие внутренней нормативной документации. В ряде случаев обнаружились различные нарушения и отсутствие необходимой, как бухгалтерской, так и нормативной, документации. Для устранения выявленных нарушений были проведены мероприятия по восстановлению учета и сдаче корректирующей отчетности, что поз­волило получить исходные учетные данные, необходимые для дальнейшей качественной работы как бухгалтеров провайдера, так и сотрудников школ.

Следующим этапом был перенос учетных процессов на автоматизированную учетную базу провайдера — программную платформу 1С. Программисты осуществили настройку баз данных, внесли исходную учетную информацию, отладили механизм формирования и сдачи отчетности по электронным каналам связи.

Для обеспечения процессов обработки первичной бухгалтерской документации и передачи исходных учетных данных в школах были оборудованы специальные автоматизированные рабочие места — программно-аппаратные комплексы, которые состояли из: персональных компьютеров с необходимым программным обеспечением, средств сканирования, копирования и печати, а также оборудования по обеспечению защиты электронного канала связи для обмена информацией.

По окончании указанных предварительных работ школы переходили на регулярное обслуживание, и в течение всего года специалисты провайдера обеспечивали бухгалтерский и налоговый учет, а также контролировали соблюдение требований бюджетного учета.

Процесс регулярного обслуживания осуществлялся с использованием наиболее распространенной — дистанционной модели выполнения операций специалистами провайдера, которые находились не на территории обслуживаемой школы, а в операционном центре провайдера.

Участие сотрудников обслуживаемых учреждений в процессе бухгалтерского и налогового учета ограничивалось передачей входящих первичных бухгалтерских документов, получаемых учреждением, в операционный центр провайдера, распечаткой и подписанием подготовленных бухгалтерами провайдера готовых форм исходящих документов.

Для ответа на вопросы, возникающие в процессе обслуживания у сотрудников школ, работал специализированный телефонный контактный центр, специалисты которого в режиме реального времени консультировали по широкому спектру вопросов, а также регистрировали заявки сотрудников на выполнение операций.

Оценка «Успех»

Ход пилотного проекта тщательно контролировался. В течение года в школах проходили как плановые, так и внеплановые проверки Департамента образования города Москвы и ревизии различных контролирующих органов.

Пилотный проект был признан успешным как непосредственно клиентами — директорами школ, так и заказчиком — Департаментом образования города Москвы, что позволило существенно расширить список учреждений, переходящих на аутсорсинг учетно-финансовых процессов.

Успех пилотного проекта, а также многочисленные примеры обслуживания не только образовательных учреждений, но и других организаций бюджетного сектора подтверждают эффективность данной модели обеспечения финансово-хозяйственной деятельности.

Стандартные заблуждения и конкретные выгоды

Представление о невысокой стоимости услуг внутреннего бухгалтера в учреждении складывается из неправильной оценки расходов на содержание данного специалиста — так называемой себестоимости учетных процессов. Последняя же (помимо заработной платы) складывается из расходов на: организацию автоматизированного рабочего места, мебель, поддержание и обновление информационных систем, закупку канцелярских принадлежностей и различных расходных материалов, поддержание квалификации сотрудника и дополнительное образование, доплаты сотрудникам, замещающим бухгалтера в периоды его отсутствия, и др.

Немаловажным фактором в формировании себестоимости учетных процессов также является стоимость времени руководителя, которое тратится на контроль работы внутренних бухгалтеров, а также времени других сотрудников, которые на разных стадиях вовлечены в учетно-финансовые процессы или выполняют ряд непрофильных для себя операций, например, таких как оформление или передача документации.

Теперь же остановимся детальнее на преимуществах использования аутсорсинга учетно-финансовых процессов бюджетными организациями.

1. Прежде всего, это повышение качества учетных процессов. Профессиональный провайдер содержит большой штат бухгалтеров, обладающих необходимой квалификацией, что позволяет качественно осуществлять процесс бухгалтерского обслуживания и решает вопрос замещения бухгалтера на время его отсутствия или болезни.

2. Устраняется необходимость технического обеспечения учетных процессов самим учреждением, так как все операции выполняются на технологической базе провайдера и он же обеспечивает техническое обслуживание серверного, сетевого и другого оборудования, проводит его модернизацию, выполняет обновление программных продуктов, а также настройку в случае каких-либо изменений.

3. Существенно снижаются административные и финансовые риски. Передавая на аутсорсинг провайдеру процесс бухгалтерского и налогового учета, учреждение возлагает на него ответственность за качество обслуживания, что закрепляется условиями договора. В случае риска вынесения штрафных санкций провайдер будет отстаивать интересы учреждения, в случае же вынесения таких санкций — выплатит компенсацию.

4. Еще одно немаловажное преимущество — сокращение затрат на обеспечение учета. Практика показывает, что при привлечении профессионального внешнего подрядчика можно достичь сокращения затрат на 20 %. Это связано с эффективным использованием сотрудников, которые одновременно обслуживают несколько организаций, а также наличием у провайдера современных технологических решений, позволяющих повысить производительность труда собственных специалистов.

К сожалению, проекты подобного рода пока не реализованы в Украине. Однако интерес к использованию аутсорсинга в государственном секторе экономики украинской державы существует и обусловлен необходимостью разработки новых показателей эффективности, экономии материальных и денежных средств государства. Автор выражает надежду, что в скором будущем сможет привести примеры реализованных проектов по аутсорсингу финансово-хозяйственной деятельности бюджетных учреждений в Украине и детально рассказать о них.

 

 

 

© 2017 ООО «МЕДИА-ПРО». Все права защищены. Украина, 02660, г. Киев, ул. М.Расковой 11, корпус А, 6 этаж