Проект видавничого дому «МЕДІА-ПРО»
Аутсорсинг в помощь! | director.com.ua

Аутсорсинг в помощь!

Автор статьи: 

Александр КОЗКА

Заглавное изображение: 

Сегодня многие компании практикуют передачу определенных функций уставной деятельности и связанных с ними активов в профессиональное управление сторонней фирме. Указанная практика давно применяется во всем мире и именуется аутсорсингом. Популярность данного инструмента обусловлена тем, что услуги подрядчика — аутсорсера — обходятся компании дешевле, чем самостоятельное управление непрофильной деятельностью, при этом качество услуг значительно повышается

Многопрофильный оптимизатор

Аутсорсинг (от англ. out — внешний, source — источник) — это выполнение сторонней организацией определенных задач или некоторых бизнес-процессов, как правило, не являющихся профильными для бизнеса компании, но необходимых для его полноценного функционирования. Данный инструмент применяется для оптимизации деятельности компании за счет концентрации ее финансовых, производственных и человеческих ресурсов на основном предмете деятельности. В свою очередь, все второстепенные (непрофильные) функции поручаются внешним специализированным фирмам.

Условно аутсорсинг можно разделить на два вида:
•функциональный (более известен как аутсорсинг бизнес-процессов) — передача функций управления;
•операционный (производственный) — передача функций производства.

Аутсорсинг бизнес-процессов предполагает передачу компании-аутсорсеру отдельных бизнес-процессов, не являющихся для организации ключевыми. На аутсорсинг передаются: бухгалтерский учет, работа с дебиторами, претензионно-исковая работа, управление персоналом, реклама, логистика. Изначально на него передавалась работа, связанная с информационными технологиями. Впоследствии в сферу деятельности фирм-аутсорсеров вошли такие бизнес-процессы, как работа с маркетингом и бухгалтерией, юридические и консалтинговые услуги.

Сегодня наиболее распространенными областями деятельности аутсорсеров являются: бухгалтерия, ІТ-услуги, маркетинг, логистика, управление кадрами, работа с дебиторами и внедрение разнообразных программ. Также нередко предметом аутсорсинга становится разработка проектов по охране конфиденциальной информации, программных продуктов для эффективного распределения и хранения информации в архивах, создание продуктов для работы со статистическими данными, безопасности предприятия и т. п.

Производственный аутсорсинг предполагает передачу сторонней компании-аутсорсеру части производственных процессов или всего цикла производства. Кроме того, возможен вариант продажи части своих подразделений другим предприятиям и дальнейшее взаимодействие с ними уже в рамках аутсорсинга. Применение производственного аутсорсинга позволяет компании сосредоточиться на разработке новых продуктов и услуг, увеличить гибкость производства и диверсифицировать выпускаемый товар под текущие требования рынка.

Аутсорсинг — универсальный инструмент бизнеса, поскольку его основная специфика заключается в возможности передачи внешнему исполнителю некоторых функций компании целиком или частично, на продолжительный срок или короткий период времени. При этом главное при его использовании — четко проанализировать всю совокупность решаемых организацией задач, сопоставить их со стратегическими целями для определения объема функций (работ), которые целесообразно передать аутсорсеру.

Договор аутсорсинга

Одним из ключевых моментов при работе с аутсорсинговыми компаниями является заключение договора. Это главный документ, регламентирующий отношения в процессе аутсорсинга. В зависимости от задач, которые фирма-заказчик ставит перед аутсорсером, заключается соответствующий тип договора на оказание услуг.

Если услуга предоставляется один раз и больше необходимости в ней не возникает, целесообразно заключать единовременный договор (например, на установку программного продукта или проектирование локальной сети).

Если качество оказанной услуги удовлетворило заказчика, в дальнейшем он может повторно обратиться к тому же исполнителю, но это снова будет разовая услуга.

Если оказание услуги предполагает взаимодействие заказчика и исполнителя в течение некоторого времени, целесообразно оформить длительные договорные отношения. Например, когда речь идет не просто об установке программного продукта, а о внедрении информационной системы либо новой прогрессивной технологии, работа разбивается на этапы, и возможно оформление каждого из них отдельным договором.

Договорные отношения могут быть постоянными, когда какую-то часть производственного или управленческого процесса выполняет сторонняя компания. В таком случае договор имеет временные рамки, с возможностью его автоматического продления, при отсутствии претензий с обеих сторон. И, наконец, возможен смешанный вариант, когда на фоне постоянных партнерских отношений фирма-аутсорсер выполняет еще и возникающие разовые задачи. В подобной ситуации по договоренности с заказчиком можно на каждую разовую работу заключать отдельный договор либо расширить базовый дополнительными соглашениями, не меняя сам предмет договора.

В практике аутсорсинга, в зависимости от объема предоставляемых аутсорсинговой компанией услуг, сложились определенные типы договоров:
договор полного аутсорсинга, по которому в распоряжение аутсорсеру на период действия договора передается штат сотрудников, а в некоторых случаях — и активы;
договор частичного аутсорсинга, при котором большая часть подразделений и функций остается в ведении компании-клиента;
договор совместного аутсорсинга регламентирует отношения, в которых обе стороны являются партнерами в коммерческой деятельности;
договор промежуточного аутсорсинга используется, когда организация передает управление своими подразделениями третьей стороне;
договор трансформационного аутсорсинга, когда компания-заказчик приглашает аутсорсера, полностью осуществляющего работу подразделения, разрабатывая и создавая новый конечный продукт и впоследствии передавая его клиенту.

Такой вид аутсорсинга отличен от полного лишь тем, что переход сотрудников и активов не окончателен, поскольку после завершения проекта клиент вновь обретает полный контроль.

Преимущества аутсорсинга

Стандартным преимуществом, присущим аутсорсингу любого вида деятельности, является возможность для руководства не отвлекаться на управление обслуживающими функциями и вследствие этого уделять больше внимания главному бизнесу компании.

Считается, что основная выгода аутсорсинга заключается в возможности использовать профессиональный опыт аутсорсера, накопленный при решении аналогичных задач. Фирма, специализирующаяся на предоставлении определенных услуг, первой сталкивается с возникающими проблемами в данной области, инвестирует в выработку решений задач и развитие соответствующих технологий, в постоянное повышение квалификации своего персонала. Узкая специализация в конкретной сфере позволяет обеспечивать надежное и качественное исполнение передаваемых на аутсорсинг функций, а благодаря выполнению однотипных операций для большого количества клиентов компания-аутсорсер может удерживать конкурентоспособные цены на свои услуги.

Компания-клиент также может избежать расходов на инвестиции в оборудование и программное обеспечение, необходимое для поддержки передаваемых бизнес-процессов и на их последующую техническую поддержку, в некоторых случаях — сократить расходы на содержание офиса и аппарата управления. Аутсорсинг позволяет решить проблемы с привлечением, обучением и удержанием квалифицированного персонала, а также с непрерывностью бизнес-процессов: замена персонала на время отпуска, болезни, обучения обеспечивается поставщиком услуг. Кроме того, появляется гибкость в управлении ресурсами: компании не нужно беспокоиться о сокращении численности своих сотрудников при изменении ситуации на рынке, перепрофилировании деятельности, уменьшении объемов производства и т. п.

Таким образом, можно кратко сформулировать преимущества аутсорсинга, которыми руководствуются организации, выбирая его как стратегию менеджмента:
•сокращение операционных расходов;
•концентрация на ключевой деятельности;
•создание переменной структуры затрат;
•доступ к передовым технологиям и знаниям;
•увеличение скорости выхода на рынок продуктов или услуг компании;
•улучшение качества предоставляемых услуг.

Обратная сторона медали

Противники аутсорсинга обращают внимание на такой важный момент, как потеря контроля над ресурсами, отрыв руководства от части деятельности компании, вследствие чего она может принимать неадекватные
решения. К тому же, аутсорсерами нельзя управлять (помимо условий, прописанных в соответствующем договоре).

При работе с ними может снизиться производительность труда собственных сотрудников. Это связано со снижением их мотивации, так как при аутсорсинге нередко происходит передача части персонала сторонней компании либо увольнения.

Также возможно увеличение издержек при передаче второстепенных функций как расплата за стремление сосредоточиться на ключевой деятельности и даже снижение качества при недобросовестности аутсортера. Подобные сложности особенно остро проявляются на неразвитых рынках, в условиях недостаточно высокого уровня конкуренции, когда аутсорсер фактически является монополистом. Заключив договор, он повышает цены и не очень тщательно следит за качеством работы, понимая, что клиент не сможет найти другого поставщика услуг.

Еще одна причина страха компаний перед аутсорсерами — вероятность потерять контроль над ситуацией, а также утечки конфиденциальной информации. При передаче на аутсорсинг сразу нескольких функций и появлении нового конкурента, применяющего опыт и знания предприятия, заказавшего аутсорсинг, существует реальный риск утечки секретных данных.

У подобных опасений есть основания, и решение лежит в тщательном выборе поставщика аутсорсинговых услуг на основании его опыта и сложившейся репутации на рынке. Снизить риск можно, заказав аутсорсинг различных аспектов бизнеса нескольким аутсорсерам. Первостепенное значение для нивелирования всех сопутствующих видов риска имеет привлечение добросовестных партнеров, хорошо зарекомендовавших себя
в сфере услуг. Здесь опять возникает тема о грамотном заключении договора с фиксацией всех необходимых условий снижения финансовых, человеческих и других видов риска.

Многие компании-аутсорсеры приобретают значительную часть заказчиков благодаря рекомендациям партнеров или клиентов. В любом случае, для выбора аутсорсера фирме-заказчику нужно провести мониторинг рынка данных услуг. Как и в консалтинговом бизнесе, здесь весьма важен накопленный опыт работы, количество нестандартных ситуаций, с которыми приходилось сталкиваться специалистам аутсорсера. Поэтому первостепенным показателем работы аутсорсинговой компании является ее возраст и репутация на рынке.

Зачастую главная проблема в отношениях заказчика и исполнителя данных услуг заключается в несовпадении их ожиданий от сотрудничества, что нередко становится следствием отсутствия культуры партнерского взаимодействия. Скорее всего, это происходит по причине недостаточно подробного описания обязанностей аутсорсера. Помимо этого, причиной может служить установление чрезмерно жестких границ его полномочий.

Один из способов устранения данной проблемы — обеспечение полноты и законности договорной документации. Необходимо четкое фиксирование всех договоренностей, обсуждение вопросов гарантий и финансовой отчетности исполнителя.

Сегодня рынок аутсорсинговых услуг продолжает развиваться. У компаний появляется много новых бизнес-задач, решение которых требует применения нестандартного подхода и привлечения внешних поставщиков услуг. Специалисты отмечают стремление украинских аутсорсеров, в первую очередь, повышать качество решения своих внутренних задач, а не к снижению расходов на их реализацию.

Узкая специализация в предметной области позволяет им обеспечивать надежное и качественное исполнение передаваемой на аутсорсинг функции, а благодаря выполнению однотипных операций для множества клиентов аутсорсер может удерживать конкурентоспособные цены на свои услуги.

Таким образом, одно из стратегических преимуществ аутсорсинга — возможность владельцам и руководству компании сконцентрироваться на ключевом бизнесе, не тратя время на то, что не приносит прибыли. При аутсорсинге организацию интересуют только цена и качество предоставляемых услуг, а все финансовые риски возлагаются на компанию-аутсорсера.

 

 

 

© 2017 ООО «МЕДИА-ПРО». Все права защищены. Украина, 02660, г. Киев, ул. М.Расковой 11, корпус А, 6 этаж