Проект видавничого дому «МЕДІА-ПРО»
Собиратели информации | director.com.ua

Собиратели информации

Автор статьи: 

Александр КОЗКА

Заглавное изображение: 

Для корректировки хозяйственной деятельности, поведения предприятия на рынке, а также в целях поддержания безопасности бизнеса на должном уровне необходимо получать и обрабатывать соответствующие данные. Сбор и анализ оперативно-тактической информации об объектах внешней среды способствуют принятию руководством обоснованных решений по текущим проблемам и перспективным задачам компании

Враждебная внешняя среда

Основная цель работы любого предприятия в условиях рыночной экономики — получение большей прибыли. Одним из серьезных препятствий на этом пути является риск понести убытки. Риск — это неустранимый элемент управленческого решения любого уровня. Отклонения в анализе и оценке информации могут повлечь за собой как получение прибыли, так и нанесение убытков.

Поэтому в условиях рынка компания не может эффективно работать без глубокого понимания движущих ею сил, не располагая информацией о том, что же происходит в занимаемом ею сегменте. При этом в обязательном порядке необходимо учитывать то, что имеющиеся у предприятия возможности диктуются окружающей средой и определяются балансом интересов различных сообществ, групп и отдельных личностей, включая собственное руководство.

Управление любым предприятием включает как минимум два уровня: управление текущей деятельностью и управление стратегическим развитием. Результаты принятых решений по этим вопросам проявляются по-разному: текущие — в самое ближайшее время, стратегические — в будущем. Следует отметить, что характер сведений для каждого уровня принимаемых решений будет значительно различаться. Но, чтобы принимать решения на основе конкретной информации, ее нужно где-то «добыть». В связи с этим специалисты рекомендуют проводить так называемый «деловой мониторинг» всего происходящего вокруг фирмы и способного повлиять на ее деятельность.

Деловой мониторинг, или «экономическая разведка», представляет собой организацию сбора информации об объектах внешней среды. Главная цель этого инструмента — получение сведений для корректировки хозяйственной деятельности предприятия, а также установления стратегии и тактики его поведения на рынке.

Фактически задача сводится к изучению и диагностике субъектов бизнес-пространства компании, поскольку любые изменения внешней среды, так или иначе, повлекут корректировки в ее деятельности. Именно постоянный и целенаправленный контроль внешней среды обеспечивает возможность прогнозирования таких трансформаций.

Действовать обдуманно

Для проведения эффективного мониторинга нужно иметь четко продуманный план сбора данных. Это вызвано многочисленностью источников потенциально важной информации и разнообразием способов ее получения. План сбора сведений о конкурентах соотносит потребности в информации с ее потенциальными источниками таким образом, чтобы уточнить и ограничить процесс ее отбора.

Каждый руководитель сам определяет тематику и направления получения и использования интересующей предприятие информации. Однако имеются некие общие вопросы, которые должны быть разрешены перед составлением плана делового мониторинга, а именно:
1. Наличие четкого представления о том, какие именно сведения необходимы. Этот вопрос требует точности. Следует определить информацию, существенную для планирования. При этом упор нужно делать на реалистичность ее получения во избежание безрезультатных затрат человеческих и финансовых ресурсов.
2. Оценка всех потенциальных источников требуемых сведений.
3. Обеспечение надежности получаемой информации. Для этого рекомендуется задействовать в ее поиске различные подразделения предприятия. Так, например, финансовые, маркетинговые, технические службы компании по роду своей деятельности могут обладать достаточно ценными сведениями о конкурентах или партнерах, однако, не будучи нацеленными на анализ таких данных, не осознают свою способность сделать вклад в оценку ситуации на рынке.
4. Порядок анализа и адресаты распространения деловой информации. Как правило, для делового мониторинга создается отдельное подразделение, либо такая работа поручается сотруднику, имеющему необходимую подготовку. Все зависит от величины предприятия и объема необходимых сведений.
5. Обеспечение сохранности данных. Это могут быть хорошо защищенные архивы с ограниченным допуском пользователей.

Простые пути

По мнению специалистов в сфере делового мониторинга, в подавляющем большинстве случаев информация (на законных основаниях) добывается путем:
•сбора и анализа из официально публикуемых источников;
•изучения рекламных материалов в СМИ, посещения выставок;
•приобретения и изучения продукции конкурентов.

Рассмотрим примерный перечень источников деловой информации, а также возможный процесс ее сбора. Важно учитывать, что они многочисленны и разнообразны, поэтому в данной статье перечислить их все невозможно. Однако их обзор дает представление о том, что можно получить необходимые данные и при этом остаться в рамках юридических и этических норм.

1. СМИ, деловые периодические издания. В работе с этими источниками важно направлять внимание не только на специальную литературу или профильные издания. Нередко интересующие сведения можно обнаружить в различных интервью либо комментариях участников вашего сегмента рынка. Например, для опытного специалиста по сбору информации даже рекламные объявления или список опубликованных вакансий способны навести на размышления о планируемых мероприятиях конкурирующего предприятия.

2. Интернет. Сегодня «мировая паутина» дает возможность получать сведения практически о любой компании, товарах, продукции, руководителях и собственниках.

Много полезного можно почерпнуть на сайте интересующей вас организации, включая также государственные или контролирующие органы. На официальных web-страницах предприятий-конкурентов можно узнать об услугах, продукции, контактах, сотрудниках, планах, новинках и т. п.

3. Визуальный мониторинг. Нередко на web-страницах фирм анонсируется проведение ярмарок, выставок, конференций. Как правило, к таким акциям компании готовятся очень тщательно, желая продемонстрировать свою новую продукцию и рассказать о ней потенциальному клиенту. Посещение подобных мероприятий позволяет получить наглядное впечатление, определить степень интереса к новинкам конкурентов, как со стороны потенциальных партнеров, так и со стороны потребителя, увидеть результаты всевозможных тестов или сравнительных испытаний.
К визуальному мониторингу также можно отнести такой способ получения информации, как обход торговых точек конкурирующих фирм. Наблюдения подобного рода предоставляют информацию о товарном ассортименте, работе персонала, услугах, ценовой политике, портрете покупателя и т. д.

4. Руководство. Менеджмент предприятия осуществляет частые контакты со своими коллегами. Это дает представление о том, какое место занимает компания на рынке, ее деловой репутации, а также о деятельности конкурентов.

5. Финансовая служба. Контролируя денежные потоки организации и, следовательно, общаясь с представителями банков, фискальных, государственных органов, этот источник информации может получать ценные данные. Топ-менеджер финансовой службы всегда может войти в контакт с важными лицами в финансовых кругах, которые имеют подробные сведения, например, о финансовом состоянии ближайшего конкурента.

6. Региональные торговые представители. Эта категория работников, в силу частого общения с клиентами и другими агентами, является одним из лучших источников данных. Впрочем, информация от торговых агентов должна быть подвергнута тщательной перепроверке через другие источники, поскольку, как показывает практика, они же нередко являются и носителями неверных либо искаженных сведений.

7. Служба логистики. Агенты по снабжению зачастую также хорошо информированы о том, что происходит во внешней среде их сегмента рынка. Кроме того, они имеют возможность часто посещать различные предприятия. Используя это обстоятельство, работников службы можно нацеливать на получение конкретных сведений.

Информация vs дезинформация

По общему правилу делового мониторинга, собранные данные не являются информацией до тех пор, пока они не проанализированы и не интерпретированы квалифицированным экспертом. Конечно, в безотлагательных ситуациях допускается передача сведений лицам, принимающим решения, без изучения экспертами, но, когда время позволяет (т. е. в большинстве случаев), именно обработанные данные становятся особенно полезными для руководителей и собственников предприятия.

Таким образом, первое, что нужно сделать с полученной информацией, — провести анализ достоверности и надежности как ее источника, так и содержания.

На сегодня специалистами разработано немало различных систем оценки, выражающих точку зрения того, кто получает сведения относительно источника и содержания информации. К тому же, существует немало руководств по оценке ее надежности. В качестве примера приведем одно из них.

1. Шкала оценки источника информации (по убыванию степени надежности):
А) Совершенно надежный.
Б) Надежный.
В) Обычно надежный.
Г) Не всегда надежный.
Д) Ненадежный.
Е) Степень надежности оценить невозможно.

2. Шкала оценки содержания информации:
А) Подтверждается другими источниками.
Б) Вероятно, соответствует действительности.
В) Возможно, соответствует действительности.
Г) Сомнительная.
Д) Маловероятная.
Е) Достоверность не поддается определению.

Получается, что, используя вышеозначенные шкалы, сотрудник предприятия или соответствующая служба смогут составить максимально правдивое суждение об информации при наличии подтверждающих или противоречащих сведений.

Ключевое значение в процессе изучения и обработки полученных данных имеет уровень квалификации аналитика. Безусловно, от его профессионализма зависит степень качества анализа и интерпретации деловой информации. Это означает, что наиболее подходящим для этого является лицо, обладающее глубокими знаниями в соответствующей области (финансы, маркетинг, юриспруденция, производство, исследования, разработки и т. д.).

Однако не всегда один человек может совместить необходимые качества и знания, да и объем обрабатываемой информации может быть для него слишком велик. Поэтому, при наличии у фирмы финансовых возможностей, целесообразно создание отдельного аналитического подразделения (отдела, группы, сектора).

Если усилия организации направлены на борьбу с конкурентами, определение их возможной стратегии в освоении новых рынков может осуществляться несколькими сотрудниками (например, в виде рабочей группы) — представителями нескольких функциональных подразделений компании. В любом случае, рекомендуется иметь некий централизованный отдел обработки данных (как правило, для начала достаточно одного сотрудника-аналитика).

Последний этап работы — выдача «оценочной» информации, направленной на принятие руководством правильных управленческих решений. Прошедшая необходимую оценку, она поступает к руководству предприятия (или к собственникам) либо, по их распоряжению, распространяется среди соответствующих лиц и служб. Что касается адресатов получения сведений, то можно дать следующие рекомендации.

Распространение информации, добытой путем делового мониторинга, должно происходить по принципу: «Сотрудники каждого уровня должны знать лишь то, что нужно для выполнения задач, входящих в их компетенцию». Иными словами, независимо от положения работника на предприятии, он должен получать только ту деловую информацию, которая нужна для выполнения его обязанностей.

Так, например, если по своему характеру сведения относятся к стратегическим, то их должны получать лица, составляющие планы компании на будущее и несущие ответственность за принятие стратегических решений. На предприятии следует установить такие правила распространения сведений, чтобы, обеспечив безопасность, не оставить без информации те лица и службы, которые в ней нуждаются.

Таким образом, система делового мониторинга, при ее надлежащей работе, должна подсказывать руководителям и собственникам предприятий, когда следует применить те или иные меры, а также указывать, как это лучше сделать. Такая система не должна работать просто ради самой информации, без ее тщательного анализа, поскольку в таком случае функция анализа ляжет непосредственно на плечи руководителя фирмы. Он вынужден будет тратить время на «просеивание» массы данных, чтобы оценить их надежность и полезность. Для освобождения его от этой рутины система делового мониторинга должна быть ориентирована на полный цикл работы с информацией, начиная от ее получения и заканчивая осуществлением качественного анализа.

 

 

 

© 2017 ООО «МЕДИА-ПРО». Все права защищены. Украина, 02660, г. Киев, ул. М.Расковой 11, корпус А, 6 этаж