Проект видавничого дому «МЕДІА-ПРО»
Аутсорсинг HR-функций, или Взаимовыгодное сотрудничество | director.com.ua

Аутсорсинг HR-функций, или Взаимовыгодное сотрудничество

Автор статьи: 

Марина МАКАРЕНКО,
генеральный директор Intercomp Украина

Стремясь к сокращению издержек и сосредоточению на создании своей стоимости, современные компании все активнее привлекают сторонние организации для выполнения работ, которыми раньше занимались самостоятельно. что касается HR-функций, то В число наиболее часто передаваемых провайдерам входят: расчет заработной платы, ведение кадровой документации, подбор персонала, его оценка, обучение и ряд других. От численности персонала и расходов на его содержание во многом зависит экономическая эффективность организации. Поэтому многие стремятся оптимизировать штат и бизнес-процессы путем применения лучших практик аутсорсинга, особенно если компания работает в условиях жесткой конкуренции

Средства и возможности

При переходе всей компании на аутсорсинг или же переводе на эту услугу ее подразделений или отдельных структур топы, как правило, руководствуются следующими соображениями:
экономия (сама по себе стоимость услуги не обязательно окажется дешевле, однако надо учитывать экономию на рабочих местах, повышение качества и надежности, что в итоге приводит к снижению издержек);
желание заказчика использовать лучшие знания и навыки, которыми обладает профессиональный поставщик (например, банку проще заказать разработку мобильного приложения сторонней организации, нежели пытаться создать его силами собственных программистов);
нехватка ресурсов у заказчика (у компании-клиента, к примеру, может не быть дорогостоящих специалистов по неразрушающему контролю; держать их в штате дорого, подбирать — сложно, «выращивать» — долго);
стремление снизить риски.

Использование аутсорсинговых моделей для реализации внутренних функций стало обычной практикой во многих зарубежных организациях. За последние несколько лет компании, работающие на рынке Украины, также смогли в полной мере оценить такие преимущества аутсорсинга, как: повышение уровня выполнения непрофильных бизнес-процессов, отсутствие капитальных затрат на организацию внутренней службы, доступ к методологической базе провайдера, возможность сокращения финансовых затрат, а также административных издержек.

Аутсорсинг позволяет руководству компании не отвлекаться на управление обслуживающими функциями и уделять больше внимания основному бизнесу предприятия, решать вопросы, связанные с привлечением, обучением и удержанием квалифицированного персонала, с обеспечением непрерывности бизнес-процессов (замена персонала на время отпусков, болезни, обучения). Все необходимые процедуры и мероприятия выполняются аутсорсинг-провайдером, что позволяет существенно повысить уровень реализации процессов за счет наличия у компании-исполнителя отработанной методологии, необходимого профессионального инструментария и высококвалифицированного персонала (рис. 1).

Провайдеру чаще всего передаются такие функции, как: автоматизация HR-процессов, IT-поддержка HR-систем, расчет заработной платы, кадровое администрирование, рекрутмент, подбор и оценка персонала. Широко используется наемный труд сотрудников разной квалификации: от антикризисных топ-менеджеров до секретарей на ресепшене, наем проектных (нередко виртуальных) команд по всему миру, выведение персонала в штат аутсорсинговых компаний и многое другое.

Перспективность и популярность

Сегодня одной из наиболее популярных тенденций в рамках направления кадрового аутсорсинга являются предложения различных комплексных моделей, например комплексная модель ELC (Employee Life Cycle). Она обеспечивает весь жизненный цикл сотрудника в компании, а именно: от подбора кандидата на вакансию до расторжения трудового договора, включая процессы расчета заработной платы и кадрового администрирования; аутсорсинговая компания выступает в качестве комплексного HR-провайдера (рис. 2).

На начальном этапе для компании-клиента определяются составляющие жизненного цикла сотрудника — от интеграции для нового работника до выходного интервью, затем анализируются ключевые элементы цикла (подбор, прием на работу, адаптация, развитие и т. д.), при необходимости разрабатываются предложения по повышению эффективности.

Модель ELC позволяет повысить эффективность каждого этапа работы сотрудника в компании, снижая при этом нагрузку менеджмента по управлению рабочим циклом. Данные цели достигаются за счет поэтапно выстроенных процессов, а также поддержки при прохождении сотрудником каждого из этапов карьеры.

Наиболее перспективно обеспечение процессов расчета заработной платы и кадрового администрирования на базе различных SaaS-решений (Software as a Service, программное обеспечение как услуга — прим. авт.), предлагаемых провайдерами. Модель SaaS активно используется аутсорсинговыми компаниями для более оперативной и удобной работы с клиентами. Это высокопрофессиональный ответ на все возрастающие запросы со стороны клиентов, заинтересованных в упрощении ведения кадрового учета и снижении затрат.

Ныне, передавая функцию расчета заработной платы на аутсорсинг, сотрудники компании-заказчика могут удаленно работать с системой кадрового учета в режиме реального времени: распечатывать необходимые документы, формировать различные отчеты по кадровому учету и заработной плате, а также вводить исходные данные, которые автоматически используются для расчета заработной платы.

Преимуществом SaaS-модели является отсутствие необходимости у компании-клиента в приобретении, внедрении и поддержке необходимого ПО. При этом работать в системе могут сотрудники клиента, не имеющие специальной квалификации. Приведенные моменты позволяют существенно снизить затраты на выполнение операционных HR-функций.

При выходе на новый рынок и открытии офиса компания может передать кадровую функцию на аутсорсинг «с нуля» и в полном объеме. То есть провайдер может брать на себя выполнение всех HR-процессов для компании, начиная с подготовки трудовых договоров, разработки кадровых политик, подбора персонала и заканчивая оформлением приказов, подготовкой других кадровых документов и расчетом зарплаты.

Когда средние и крупные предприятия передают какую-либо HR-функцию на аутсорсинг, например расчет заработной платы или кадровое делопроизводство, это требует серьезной подготовительной работы. Провайдеру понадобится как минимум месяц, чтобы проанализировать внутренние процедуры компании, произвести трансформацию функции для передачи ее на аутсорсинг, настроить программное обеспечение, организовать миграцию данных и произвести тестовый расчет (в случае аутсорсинга расчета заработной платы).

При передаче на аутсорсинг таких функций, как обучение и подбор персонала, особой подготовки со стороны компании-провайдера не требуется.

Максимально детализированные, задокументированные договоренности в рамках взаимодействия с провайдером принципиально важны. При их наличии и грамотном выборе провайдера передача на аутсорсинг HR-процессов не несет с собой рисков.

Факторы успешного сотрудничества

Минимизировать риски при передаче бизнес-процессов на аутсорсинг можно путем соблюдения нескольких несложных условий.

1. Вовлеченность заказчика.
Заказчик не просто имеет право, он обязан принимать непосредственное участие в формировании команды проекта, передаваемого на аутсорсинг. От этого во многом зависит эффективность достижения целей проекта. Логично, если ответственным за координацию всех действий станет штатный менеджер компании-заказчика.

Наличие в штате организации-клиента уполномоченного лица, ответственного за контроль над специалистами аутсорсинга, — один из важных факторов успеха. Данное лицо должно не только уметь выполнять административные и контрольные функции, но и иметь четкое представление о тех бизнес-процессах, которые предаются в руки специалистов аутсорсинга.

2. Ясность договорных отношений.
Основным документом, регулирующим отношения заказчика и исполнителя аутсорсинговой деятельности, является договор, в котором четко прописываются все параметры аутсорсинга.

Четкость договорных отношений между заказчиком и аутсорсинг-провайдером гарантирует в дальнейшем успешное сотрудничество. Формализация всех требований компании-заказчика, ясное разделение обязанностей и определение ответственности заказчика и провайдера, закрепленные на уровне договора, позволяют исключить какие-либо разногласия между компанией-заказчиком и аутсорсинг-провайдером.

В последнее время распространенной практикой стало заключение соглашения об уровне обслуживания — SLA (Service Level Agreement), в котором прописываются обязательные нормативы по срокам выполнения всех работ, формату передаваемых данных, действующие процедуры, ответственные лица, а также санкции за невыполнение условий соглашения.

3. Постановка задачи и обмен информацией.
На начальном этапе сотрудничества главное — это правильная постановка задачи. Чем больше аутсорсинговая компания будет знать о компании-заказчике, ее целях и проблемах, тем более эффективное решение будет ей предложено. Размытая постановка задачи — верный путь к взаимному неудовлетворению. В дальнейшем, в процессе сотрудничества, залогом успешной работы станут регулярный обмен информацией и совместное обсуждение возникающих проблем.

4. Контроль.
Этап контроля — один из важнейших при работе с любыми внешними поставщиками. Помните, что, передав на аутсорсинг часть бизнес-процессов, предприятие-заказчик ни в коем случае не должно снимать с себя ответственности за конечный результат. Только в случае действительно грамотного контроля исполнения договора можно добиться эффективности. Так, компания-исполнитель обязана регулярно подавать отчеты о ходе выполненных работ. Возможны и другие механизмы контроля, которые заказчик может разработать совместно с компанией-аутсорсером и отразить в договоре.

5. Неразглашение информации.
При использовании аутсорсинга часто возникает проблема обеспечения безопасности бизнеса. Именно поэтому обязательным условием при заключении аутсорсингового контракта является определение конфиденциальности информации, в случае необходимости подписывается дополнительное соглашение о неразглашении. Чтобы свести данный риск к минимуму, автор советует четко прописывать означенные вопросы в договорах: привлечь к ответственности компанию-аутсорсера значительно легче, нежели рядового сотрудника, а степень риска в обоих вариантах практически одинаковая. В то же время следует помнить, что исполнитель заинтересован в формировании своей положительной репутации, поэтому, скорее всего, будет хранить вашу коммерческую тайну.

Часто компании, по роду деятельности владеющие большими объемами конфиденциальной информации и документов с грифом «для служебного пользования», не приемлют аутсорсинг ввиду боязни раскрытия оных компаниям-конкурентам. Такие страхи не имеют под собой оснований, поскольку мера ответственности штатного работника как физического лица несравнима со степенью ответственности специалиста аутсорсинга, являющегося представителем юридического лица. Практика подтверждает, что чаще всего раскрывают конкурентам секреты компании именно штатные работники в силу различных причин (личная обида на действия руководства, финансовый подкуп со стороны конкурентов и пр.). Случаев раскрытия конфиденциальной информации компаниями-аутсорсерами на сегодняшний день не зафиксировано. Данный факт в первую очередь объясняется тем, что потеря деловой репутации компании, допустившей подобную утечку, ведет к ее неминуемой ликвидации.

Выбор партнера

Предварительный анализ деятельности компании-аутсорсера — один из основных факторов успешности вашего аутсорсингового проекта. В первую очередь необходимо собрать данные о репутации компании на рынке и провести интервьюирование ее сотрудников, выступающих в качестве специалистов аутсорсинга, на предмет профессиональной подготовки, соответствия личных и деловых качеств.

Необходимо выделить критерии, по которым будет осуществляться выбор компании-аутсорсера. В каждом конкретном случае перечень будет свой, но ряд общих критериев выделить можно:
•стоимость выполнения функции аутсорсером;
•достаточная специализация и опыт для реализации вашего проекта компанией-аутсорсером;
•успешность предыдущих аутсорсинговых проектов компании-исполнителя;
•наличие достаточного числа специалистов для принятия функции на аутсорсинг;
•открытость компании для коммуникации с заказчиком.

Процесс выбора аутсорсинг-провайдера имеет ключевое значение для успешной реализации аутсорсингового проекта и получения компанией-заказчиком максимальной выгоды. Именно поэтому заказчикам необходимо крайне ответственно подходить к процессу отбора потенциальных аутсорсинг-партнеров.

Несмотря на стремление к стандартизации всех процедур взаимодействия, отношения между клиентом и аутсорсером никогда не перейдут в формат формальных. Эффективный аутсорсинг основан исключительно на партнерском сотрудничестве, взаимных уступках и понимании нужд конкретного потребителя услуг. Все большее количество провайдеров принимают данную модель работы.

 

 

 

© 2017 ООО «МЕДИА-ПРО». Все права защищены. Украина, 02660, г. Киев, ул. М.Расковой 11, корпус А, 6 этаж